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如何将云存储与工作流程整合?
作者: 佚名 2014-07-31 14:18 【网界网】

由于云存储的出现,我们的文件不再局限于电脑的硬盘驱动器中。现在,我们可以在笔记本电脑、平板电脑、智能手机,甚至是便携式迷你电脑上完成工作。尽管如此,很多用户仍然没有完全将云计算整合到其日常工作中。下面让我们看看如何无缝地将云计算整合到人们的工作流程中,我们将从最关键的部分开始:选择与自身的存储介质最为匹配的云服务。

云存储服务

云存储服务多种多样,市场上有很多潜在的解决方案可供选择,并且每天都有新的服务进入云存储市场。在这些服务中,有些服务非常值得选择,可以帮助我们像是用硬盘一样简单地使用云存储服务。

现在满足我们需求的最佳解决方案是与Windows File Explorer紧密集成的解决方案,这样可以使得用户可以像在本地一样打开和保存文件。微软SkyDrive(很快是OneDrive)、谷歌Drive、Dropbox和MediaFire都提供了与Windows File Explorer的集成服务,这意味着它们可以将用户的文件存储在本地文件夹,无缝地在用户终端的硬盘上运行,同时与云环境中的数据自动进行同步。

这些服务既有优点也有缺点。SkyDrive和Google Drive都提供基于Web的生产力工具,并且具有很强的文档管理功能,但SkyDrive有2GB的文件大小限制(谷歌是10GB的限制),所以它并不适合存储媒体文件。Dropbox没有文件大小限制,但它没有提供多少免费存储空间。MediaFire具有最多免费存储空间(10GB到50GB),但200MB的文件大小限制让它只能处理小文件。用户可以注册这些服务的免费版本,然后充分利用这些服务的存储空间,在空中创造无成本的硬盘存储空间。

对于Windows 8和Windows 8.1用户来说,SkyeDrive可能是最佳的解决方案,因为它被嵌入到该操作系统本身之中。SkyeDrive可以同步用户的系统设置、密码、IE浏览器的选项卡,甚至是用户的基本桌面和开始屏幕设置。现在,这些都是无缝的。

设置

在选择一个(或多个)云存储平台后,用户会想下载该服务的配套应用程序到终端上。这些桌面程序会在用户的Windows任务栏显示一个图标以供用户对云存储进行基本的管理。更重要的是,它还会在Windows File Explorer的收藏夹中创建一个文件夹,这样用户就可以快速地从云存储环境中打开和保存文件。当然,对于Windows 8.1的SkyDrive用户来说,这个步骤是不必要的。

不过,微软对这种内嵌Windows 8.1 SkyDrive集成处理文件的方式做出了很大的改变。虽然Windows 8.1的SkyDrive文件夹看起来像是保存了用户文件的本地副本,但默认情况下,这些文件实际上只是需要互联网连接来访问该文件的链接。用户需要手动启用脱机访问,才可以本地保存或编辑文件。(不要担心,这种情况下用户的文件仍然会与微软的云服务同步)。

下面让我们看看桌面和Windows 8.1内的现代风格的SkyDrive应用程序如何做到这一点。用户不需要担心Windows 7和8的单机SkyDrive桌面程序,因为它会自动保存文件的本地副本。

指定默认保存位置

为了让云存储实现真正的无缝操作,用户还需要为他所喜欢的程序指定默认的保存位置,该位置对应的就是用户的云存储文件夹。

在微软Office 2010和2013中,用户可以点击文件菜单下的选项来更改默认保存位置。在那里,保存选项类别可以让用户更改之前所设置的默认本地文件保存位置。同时,还需要勾选“在默认情况下保存到电脑”,然后更改默认本地文件位置为云存储文件夹。完成这一系列操作之后,当用户创建新文档并且点击保存后,该文档将会最先显示在云文件夹中。

对此项功能,各种程序的方法各有不同,但大多数软件会允许用户编辑文件,同时允许用户可以选择默认保存位置。用户可以将它们都指向到云计算文件夹,并设置为可以将所有文件进行同步。在默认情况下,保存电子邮件附件到云计算是特别方便的技巧,如果用户还没有使用OneNote或Evernote,他还可以同步待办事项列表。

Google Drive的高存储量和10GB文件限制让其成为很多图像文件的最佳选择。Dropbox和SkyDrive也可以让用户自动上传手机或平板电脑的照片到云存储环境,让用户可以随时随地查看照片。但需要注意的是,多媒体文件非常占存储空间,而免费帐号并不会有太多存储空间。

管理云存储服务

如果一个用户同时使用多种云存储解决方案,他可能会很想要一个解决方案,可以轻松地从某个中央位置来管理云驱动,以让用户在应用程序或服务之间切换自如。

Jolidrive是一个免费的基于web的文件管理器,它具有简洁直观的用户界面,它可以聚集一个用户所有连接的帐号,并集中显示它们的内容,并允许用户从任何地方对数据进行访问。Jolidrive甚至也能提供图表,让用户知道每个云服务还有多少免费空间。

要使用Jolidrive,用户只需要创建一个免费的账户,并使用其设置程序来链接其所有的云存储服务即可。然后,用户可以通过任何桌面或移动浏览器访问不同云服务的文件,甚至还可以通过Jolidrive的界面来播放媒体文件和编辑文档,当用户使用移动设备或者别人的电脑时,这是非常方便的功能。然而,用户不能在Jolidrive中将文件从一个服务移动到另一个服务。

另外,Jolidrive还提供针对iPhone和iPad的iOS应用程序的集中管理。

备份

虽然用户已经将文件转移到了云计算环境中,但对用户来讲,他还想要添加包含云同步文件在内的本地文件夹到定期备份计划中,这样就不会丢失宝贵的信息。当然,云存储的一个好处是,数据存储在服务器网络中,不太可能丢失数据,但风险仍然存在,特别是当用户的云存储突然意外中断时。这就需要用户对自身的终端制定一个定期的备份计划。毕竟,云存储也并不能保证100%的数据安全性。


标签:BYOD 公有云 云存储 

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